Ärla Byaråd är an allmännyttig, ideell förening med en styrelse som väljs vid Årsmötet i mars månad. Alla som vill vara med och stötta föreningens syften är välkomna som medlemmar. Medlemskap gäller ett kalenderår i taget per familj.
Föreningens syfte är att på alla möjliga sätt vara nyttig och till glädje för de som bor i Ärla.
De medel som föreningen får in, ska användas så bra som möjligt enligt de beslut som Årsmöte och styrelse fattar. Ärla Byaråd är även det närmsta som finns dit Eskilstuna kommun och kommunens förvaltningar kan remittera frågor som de vill ha Ärlaborna syn på.
Ärla Byaråd samarbetar gärna med andra föreningar och organisationer som verkar i Ärla.
Styrelsen som består av 5 ledamöter och minst två suppleanter och som har ca 10 möten per år. Inga möten i juli och december. Mötena hålls vanligtvis i Pingstkyrkans café på kvällar som beslutas från gång till gång. Mötena protokollföres och justeras vid nästföljande möte.
Styrelseprotokoll och ekonomiska rapporter är inte offentliga och arkiveras dels hos sekreterare i pappersform och på Dropbox i digitalform där de har säkrats på bästa möjliga vis, bl. a. dagliga backupper.
Information om Ärla Byaråd och aktuella projekt mm. finns på föreningens webbsida www.aerla.se
Inför varje möte finns en föreslagen dagordning som det röstas om.
Dagordningen innehåller fasta punkter om justering av förra mötets protokoll och ekonomisk redovisning, rapportering av pågående projekt, händelser och inkomna skrivelser etc.
Därutöver diskuteras aktuella projekt samt förslås nya. Årets Verksamhetsplan är samma som summan av aktuella Projekt. Alla medlemmar i Ärla Byaråd får komma med förslag till nya Projekt.
Ett antal Projekt är mer eller mindre fasta, så som Ärlabadet, Valborgsmässoafton, Ärlabladet, Julgran, Trafiksäkerhet och Musikstipendiet men hänger ofta ihop med årstid.
Andra projekt är tidsbegränsade projekt. När de är genomförda avslutas de.
Varje projekt ska ha en projektledare som ska driva projektet. Det är avsikten att ett projekt ska drivas av en entusiast som är villig att lägga tid och energi på projektet – det är inte styrelsen som driver projekten. Projektledarna rapporterar till Byarådets styrelse.
Årsmöte avhålles i mars månad i Pingstkyrkans stora sal. Alla gamla och nya medlemmar är välkomna. Mötena har under 2020 och 2021 anpassats till rådande pandemiläge.
Årsmötet är Årets enda medlemsmöte.
Minst 14 dagar innan Årsmötet, kommer alla Årsmöteshandlingar att finnas tillgängliga på föreningens hemsida inkl. Dagordning, Verksamhetsberättelse från det gångna året och Verksamhetsplan för innevarande år. Under årsmötet beslutas om en Verksamhetsplan där det även ska finnas utrymme för förslag från mötesdeltagare.
Vidare väljs styrelseledamöter och andra funktionärer. En Valberedning har förberett valen med valbara kandidater men det finns utrymme för förslag från mötesdeltagare på andra kandidater.
Årsmötesprotokollet publiceras på hemsidan under ”Årsmöte” efter att justering har skett.